ISG Middle East สร้างเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลที่เชื่อถือได้ในทุกโครงการได้อย่างไร

ทำให้โครงการเดินหน้าต่อไป

ธุรกิจก่อสร้างทุกแห่งมองหาโอกาสในการปรับปรุงวิธีการส่งมอบโครงการ

สำหรับ ISG Middle East นั่นไม่ได้หมายถึงการนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้เพียงเพื่อให้ได้ใช้ จุดเน้นอยู่ที่สิ่งที่ปฏิบัติได้จริงมากกว่ามาโดยตลอด: ขจัดความพยายามที่ไม่จำเป็น เพิ่มความสอดคล้อง และทำให้กระบวนการประจำวันง่ายขึ้นสำหรับผู้ที่ส่งมอบโครงการ

ตลอดเจ็ดปีที่ผ่านมา ปรัชญานี้ได้กำหนดวิธีที่เวิร์กโฟลว์ดิจิทัลพัฒนาไปใน 43 โครงการของ ISG Middle East ในดูไบ โดยสนับสนุนผู้ใช้หลายพันรายทั่วทั้งธุรกิจ แทนที่จะแทนที่วิธีการทำงานที่มีอยู่ทุกครั้งที่เกิดความท้าทายใหม่ในการดำเนินงาน ISG Middle East ต่อยอดจากกระบวนการที่ทีมโครงการรู้จักและไว้วางใจอยู่แล้ว โดยขยายการใช้งานเฉพาะในจุดที่แก้ปัญหาความต้องการในการดำเนินงานที่แท้จริง

ในฐานะหัวหน้าฝ่าย HSQE Ross Hopwood มีบทบาทสำคัญในเส้นทางนั้น “เรามองหาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานอยู่เสมอ” เขากล่าว “เราจะประหยัดเวลาได้อย่างไร? เราจะลดต้นทุนได้อย่างไร? เราจะทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้นสำหรับผู้ที่ส่งมอบโครงการได้อย่างไร?”

นี่เป็นวิธีคิดที่ตรงไปตรงมา แต่ส่งอิทธิพลไปไกลกว่าตัวเทคโนโลยีเองมาก การปรับปรุงแต่ละอย่างถูกนำมาใช้เพราะทำให้ชีวิตที่หน้างานง่ายขึ้น ไม่ใช่เพราะธุรกิจกำลังดำเนินโปรแกรมการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลในวงกว้าง

เวิร์กโฟลว์เดียวกลายเป็นหลายเวิร์กโฟลว์

แนวทางนั้นสะท้อนอยู่ในวิธีที่การใช้งาน RDrive ของ ISG Middle East พัฒนาไปตามกาลเวลา

เมื่อ Ross เข้าร่วมธุรกิจเมื่อเกือบเจ็ดปีก่อน แพลตฟอร์มได้รับการใช้งานอย่างมั่นคงแล้วสำหรับการจัดการข้อบกพร่อง ปัญหาด้านคุณภาพสามารถแจ้ง มอบหมาย และติดตามจนแล้วเสร็จ ทำให้ทีมโครงการมีวิธีที่เชื่อถือได้ในการจัดการหนึ่งในส่วนที่ยุ่งที่สุดของการส่งมอบโครงการในแต่ละวัน

เป็นเวลาหลายปีที่นั่นยังคงเป็นบทบาทหลักของแพลตฟอร์ม โอกาสที่จะทำได้มากกว่านั้นเกิดขึ้นโดยบังเอิญ

“ผมแค่กำลังดูไปทั่วเว็บไซต์” Ross เล่า

สิ่งที่ตามมาไม่ใช่การทบทวนระบบที่มีอยู่ทั้งหมด หรือการตัดสินใจแปลงทุกกระบวนการเป็นดิจิทัลในคราวเดียว เวิร์กโฟลว์ใหม่แต่ละอย่างถูกนำมาใช้เพราะตอบโจทย์ความต้องการในการดำเนินงานที่ใช้ได้จริง

คำขอตรวจสอบมาเป็นอันดับแรก ตามด้วยข้อสังเกตด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย และบันทึกประจำวันหน้างาน เมื่อเวิร์กโฟลว์เหล่านั้นลงตัวแล้ว ทีมโครงการก็สามารถต่อยอดจากกระบวนการที่คุ้นเคยอยู่แล้ว แทนที่จะนำระบบแยกต่างหากมาใช้สำหรับข้อกำหนดใหม่แต่ละอย่าง

เมื่อไม่นานมานี้ แนวทางเดียวกันได้ขยายไปสู่การจัดการสินทรัพย์และเครื่องมือ เพื่อสนับสนุนขีดความสามารถด้านวิศวกรรมและงานระบบ MEP ที่กำลังเติบโตของ ISG Middle East

ความก้าวหน้าเป็นไปทีละขั้น แต่สม่ำเสมอ “เราแค่ขยายการใช้งานเมื่อพบการใช้งานใหม่ๆ” Ross อธิบาย

แพลตฟอร์มไม่ได้เติบโตเพราะธุรกิจตั้งใจจะแปลงทุกอย่างเป็นดิจิทัล แต่เติบโตเพราะสิ่งที่เพิ่มเข้ามาแต่ละอย่างตอบโจทย์ความต้องการในการดำเนินงานเมื่อธุรกิจพัฒนาไป

ความไว้วางใจต้องมาก่อน

เมื่อ ISG Middle East ขยายการใช้งาน RDrive มีการเปลี่ยนแปลงหนึ่งที่สังเกตเห็นได้ชัดขึ้นเรื่อยๆ บทสนทนาที่หน้างานเริ่มเปลี่ยนไป

ใช้เวลาน้อยลงในการยืนยันว่าการตรวจสอบเสร็จสิ้นแล้วหรือไม่ หรือตรวจดูว่าปัญหาด้านคุณภาพได้รับการแก้ไขแล้วหรือยัง แต่ทีมโครงการสามารถก้าวไปสู่การตัดสินใจถัดไปได้เร็วขึ้น โดยมั่นใจว่าข้อมูลตรงหน้าสะท้อนสิ่งที่เกิดขึ้นจริงที่หน้างาน

คุณค่าของความไว้วางใจนั้นถูกสรุปไว้ในประโยคเดียวโดย Ross “ถ้าระบบบอกว่ายังไม่ได้แก้ ก็คือยังไม่ได้แก้”

คนที่ทำงานในวงการก่อสร้างแทบไม่ต้องการคำอธิบายเพิ่มเติม

ความมั่นใจในข้อมูลโครงการไม่ได้สร้างขึ้นผ่านนโยบายหรือกระบวนการเพียงอย่างเดียว แต่พัฒนาขึ้นตามกาลเวลา จนกลายเป็นส่วนหนึ่งของวิธีการทำงานของทีมในทุกๆ วัน

ปัจจุบัน RDrive สนับสนุนผู้ใช้ 6,887 รายทั่วทั้ง ISG Middle East สะท้อนถึงขนาดที่เวิร์กโฟลว์ประจำวันเหล่านั้นดำเนินอยู่ในขณะนี้ บางคนจัดการข้อบกพร่อง บางคนทำการตรวจสอบ ทบทวนรายการดำเนินการ หรืออัปเดตบันทึกประจำวันหน้างาน เวิร์กโฟลว์แตกต่างกันไปในแต่ละโครงการ แต่หลักการยังคงเดิม: ทุกคนทำงานจากข้อมูลชุดเดียวกัน

มาถึงขั้นนี้ ตัวเทคโนโลยีเองได้ถอยไปอยู่เบื้องหลัง กลายเป็นอีกส่วนหนึ่งของการส่งมอบโครงการในแต่ละวัน ที่สนับสนุนการทำงานแทนที่จะเป็นจุดสนใจ

สนับสนุนทุกโครงการใหม่

เมื่อความมั่นใจในแพลตฟอร์มเพิ่มขึ้น วิธีที่ ISG Middle East ใช้งานก็พัฒนาตามไปด้วย

การนำเวิร์กโฟลว์ใหม่มาใช้เป็นเพียงส่วนหนึ่งของเรื่องราว สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันคือความสามารถในการปรับกระบวนการที่คุ้นเคยให้เหมาะกับแต่ละโครงการใหม่โดยไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งหมด

ความยืดหยุ่นนั้นมีคุณค่ามากขึ้นเรื่อยๆ เมื่อธุรกิจขยายพอร์ตโฟลิโอไปสู่งานตกแต่งภายในเชิงพาณิชย์ การก่อสร้าง และวิศวกรรม ข้อกำหนดการรายงานแตกต่างกัน กระบวนการตรวจสอบหลากหลาย และลูกค้ามักมีความคาดหวังด้านคุณภาพของตนเอง แต่ทีมโครงการยังคงทำงานภายใต้กรอบที่พวกเขาเข้าใจอยู่แล้ว

แทนที่จะพึ่งพาการสนับสนุนจากภายนอก โครงการต่างๆ ได้รับการกำหนดค่าภายในองค์กร และเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ถูกปรับให้ตรงกับความต้องการของแต่ละโครงการ

นี่เป็นอีกสัญญาณหนึ่งที่แสดงว่าความสัมพันธ์ระหว่าง ISG Middle East กับแพลตฟอร์มพัฒนาไปอย่างไร ความรู้ตอนนี้อยู่ภายในธุรกิจเอง ทำให้โครงการใหม่เริ่มดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว พร้อมรักษาความสอดคล้องที่ทีมโครงการคาดหวัง

เติบโตไปพร้อมกับธุรกิจ

เจ็ดปีหลังจากนำมาใช้ครั้งแรก RDrive ยังคงพัฒนาเคียงข้าง ISG Middle East สิ่งที่เริ่มต้นจากโซลูชันเรียบง่ายสำหรับการจัดการข้อบกพร่อง ปัจจุบันสนับสนุนโครงการที่กำลังดำเนินอยู่ 43 โครงการทั่วดูไบและผู้ใช้เกือบ 6,900 ราย พร้อมขยายไปสู่เวิร์กโฟลว์การดำเนินงานใหม่ๆ อย่างต่อเนื่อง

สิ่งที่เริ่มต้นจากโซลูชันเรียบง่ายสำหรับการจัดการข้อบกพร่อง ปัจจุบันสนับสนุนคำขอตรวจสอบ ข้อสังเกตด้านคุณภาพ บันทึกประจำวันหน้างาน และกระบวนการด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัยในทุกโครงการ เมื่อไม่นานมานี้ ธุรกิจได้เริ่มขยายแนวทางเดียวกันไปสู่การจัดการสินทรัพย์และเครื่องมือ ในขณะที่ขีดความสามารถด้านวิศวกรรมและงานระบบ MEP ยังคงเติบโต

สิ่งที่น่าทึ่งคือการขยายตัวนั้นแทบไม่ให้ความรู้สึกเหมือนการเปลี่ยนแปลงเลย

เวิร์กโฟลว์ใหม่แต่ละอย่างถูกนำมาใช้เพราะแก้ปัญหาข้อกำหนดในการดำเนินงานที่มีอยู่แล้ว ทำให้ธุรกิจสามารถต่อยอดจากวิธีการทำงานที่คุ้นเคย แทนที่จะนำระบบใหม่มาให้ทีมโครงการต้องเรียนรู้เพิ่ม

แนวทางเดียวกันนี้ดำเนินต่อเนื่องมาตั้งแต่นั้น “เราแค่ขยายการใช้งานเมื่อพบการใช้งานใหม่ๆ” Ross กล่าว

ตลอดเจ็ดปี ISG Middle East ไม่ได้ตั้งการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลเป็นเป้าหมาย แต่ยังคงปรับปรุงวิธีการส่งมอบโครงการอย่างต่อเนื่อง ทีละการปรับปรุงที่ใช้ได้จริง

การวัดความก้าวหน้า

แม้การปรับปรุงบางอย่างจะวัดผลได้ง่าย แต่บางอย่างจะมองเห็นได้ก็ต่อเมื่อกลายเป็นส่วนหนึ่งของงานประจำวันแล้วเท่านั้น

ระยะเวลาปิดข้อบกพร่องโดยเฉลี่ยเป็นตัววัดหนึ่ง อัตราการใช้งานประจำวันทั่วทั้งทีมโครงการเป็นอีกตัววัดหนึ่ง ทั้งสองอย่างเป็นตัวชี้วัดที่มีประโยชน์ว่าแพลตฟอร์มถูกใช้งานอย่างสม่ำเสมอเพียงใดทั่วทั้งธุรกิจ

เวลาที่ประหยัดได้นั้นวัดยากกว่า

โครงการก่อสร้างแทบไม่เคยสูญเสียเวลาไปในจุดใดจุดหนึ่งอย่างชัดเจน บ่อยครั้งเวลาหายไปกับการหยุดชะงักเล็กๆ ที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ตลอดทั้งวัน: การยืนยันว่างานได้รับการตรวจสอบแล้วหรือยัง การตรวจดูว่าปัญหาถูกปิดแล้วก่อนที่ช่างอีกสาขาจะเริ่มงาน หรือการค้นหาข้อมูลโครงการล่าสุดก่อนตัดสินใจ

โครงการยังคงส่งมอบโดยผู้มีประสบการณ์ที่ตัดสินใจได้ดีในเวลาที่เหมาะสม สิ่งที่เปลี่ยนไปคือการตัดสินใจเหล่านั้นได้รับการสนับสนุนจากข้อมูลที่ทีมโครงการไว้วางใจได้ง่ายเพียงใด

มองไปข้างหน้า

พอร์ตโฟลิโอของ ISG Middle East ยังคงพัฒนาอย่างต่อเนื่องตลอดเจ็ดปีที่ผ่านมา

งานตกแต่งภายในเชิงพาณิชย์ยังคงเป็นส่วนสำคัญของงานของบริษัท แต่พอร์ตโฟลิโอยังคงขยายกว้างขึ้น การก่อสร้าง วิศวกรรม โลจิสติกส์ การผลิต และศูนย์ข้อมูล แต่ละอย่างมาพร้อมความต้องการทางเทคนิค ความคาดหวังของลูกค้า และวิธีการทำงานที่แตกต่างกัน สิ่งที่เชื่อมโยงทั้งหมดเข้าด้วยกันคือความต้องการข้อมูลที่สอดคล้องกันตลอดอายุของโครงการ

วิวัฒนาการนั้นยังเปลี่ยนวิธีที่ ISG นำเสนอตัวเองต่อลูกค้าที่มีศักยภาพ เมื่อธุรกิจขยายไปสู่โครงการที่ใหญ่และซับซ้อนขึ้น เวิร์กโฟลว์ดิจิทัลที่มั่นคงซึ่งมี RDrive เป็นรากฐาน ได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของขีดความสามารถในการดำเนินงานในวงกว้าง แทนที่จะนำมาใช้หลังจากชนะโครงการแล้ว เวิร์กโฟลว์เหล่านี้แสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพและความสอดคล้องที่ลูกค้าคาดหวังจะเห็นมากขึ้นเรื่อยๆ ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

เมื่อธุรกิจเติบโตตลอดเจ็ดปีที่ผ่านมา วิธีการจัดการข้อมูลนั้นก็เติบโตตามไปด้วย สิ่งที่เริ่มต้นจากเวิร์กโฟลว์เดียว ปัจจุบันสนับสนุนโครงการที่กำลังดำเนินอยู่ 17 โครงการทั่วดูไบ โดยมีกระบวนการดิจิทัลที่มั่นคงเป็นส่วนหนึ่งของวิธีที่ ISG ส่งมอบ และชนะโครงการที่ซับซ้อนมากขึ้นเรื่อยๆ

แพลตฟอร์มที่เคยสนับสนุนการจัดการข้อบกพร่อง ปัจจุบันทำงานควบคู่กับการตรวจสอบ ข้อสังเกตด้านคุณภาพ บันทึกประจำวันหน้างาน และกระบวนการด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย ทำให้ทีมโครงการมีวิธีการทำงานที่สอดคล้องกันไม่ว่าจะเป็นโครงการใด เวิร์กโฟลว์ใหม่ยังคงถูกนำมาใช้ในจุดที่แก้ปัญหาความต้องการในการดำเนินงานที่แท้จริง แต่ยึดหลักการเดิมเสมอ: ต่อยอดจากสิ่งที่ใช้ได้ผลอยู่แล้ว

เทคโนโลยีควรขจัดความพยายามที่ไม่จำเป็น สนับสนุนการตัดสินใจที่ดี และช่วยให้ทีมที่มีประสบการณ์ใช้เวลากับการส่งมอบโครงการมากกว่าการจัดการงานธุรการ

ปรัชญานั้นยังคงสอดคล้องกันอย่างน่าทึ่งตลอดเจ็ดปีที่ผ่านมา แม้ตัวธุรกิจเองจะพัฒนาอย่างต่อเนื่องก็ตาม

เครดิตภาพ: ISG Middle East