ขับเคลื่อนงานคุณภาพให้ต่อเนื่องในหนึ่งในโครงการรถไฟที่ใหญ่ที่สุดของสหรัฐอาหรับเอมิเรตส์

ก่อนที่รถไฟขบวนแรกจะมาถึง

เมื่อยืนอยู่บนชานชาลาของสถานีรถไฟที่เพิ่งสร้างเสร็จ คุณย่อมชื่นชมสิ่งที่ถูกสร้างขึ้นได้ไม่ยาก สายตาของคุณจะถูกดึงดูดไปยังสถาปัตยกรรมที่เสร็จสมบูรณ์ ขอบชานชาลา จอแสดงข้อมูลผู้โดยสาร และในที่สุดก็คือขบวนรถไฟที่พาผู้คนไปยังจุดหมายปลายทาง ทุกอย่างดูสมบูรณ์ ราวกับว่าสถานีเพียงแค่ก่อสร้างเสร็จแล้วก็เปิดประตูต้อนรับผู้โดยสารอย่างเงียบๆ

เรื่องราวที่แท้จริงส่วนใหญ่กลับมองไม่เห็น

นานก่อนที่ผู้โดยสารคนแรกจะขึ้นรถไฟ ทุกองค์ประกอบของสถานีได้ผ่านการตรวจสอบ การทบทวนทางเทคนิค และการอนุมัติอย่างเป็นทางการมานานหลายเดือน คอนกรีตโครงสร้างได้รับการตรวจสอบก่อนเท ระบบเครื่องกลและไฟฟ้าได้รับการทดสอบ ระบบป้องกันอัคคีภัยผ่านการเดินระบบ ข้อบกพร่องได้รับการระบุ แก้ไข และตรวจยืนยัน ทุกขั้นตอนทิ้งหลักฐานไว้เพื่อแสดงว่างานไม่เพียงเสร็จสมบูรณ์ แต่ยังทำได้อย่างถูกต้องด้วย

ในโครงการรถไฟสมัยใหม่ หลักฐานเหล่านี้มีความสำคัญไม่น้อยไปกว่าตัวสินทรัพย์ทางกายภาพเลย

ในฐานะหนึ่งในองค์กรวิศวกรรมรถไฟที่ใหญ่ที่สุดในโลก CRIG รับผิดชอบการก่อสร้างสถานีหลักและโครงสร้างพื้นฐานสนับสนุนภายในขอบเขตโครงการและแพ็กเกจงานของตนภายใต้ Etihad Rail Passenger Programme การสร้างทางรถไฟเป็นเพียงส่วนหนึ่งของภารกิจ ทุกกิจกรรมที่แล้วเสร็จยังต้องมีข้อมูลรองรับที่ผ่านการตรวจพิจารณาอย่างละเอียดจากที่ปรึกษา ลูกค้า และทีมประกันระบบได้ทุกเมื่อที่ต้องการ

สำหรับ Hamid Nawaz ผู้จัดการ QA/QC ของ CRIG การจัดการข้อมูลดังกล่าวได้กลายเป็นหนึ่งในความท้าทายสำคัญของการก่อสร้างโครงสร้างพื้นฐานระบบรางขนาดใหญ่ มุมมองนี้หล่อหลอมมาจากประสบการณ์ ตลอดเส้นทางอาชีพของเขา Hamid ได้เห็นกับตาตนเองว่าบันทึกที่สร้างขึ้นระหว่างการตรวจสอบมีความสำคัญไม่แพ้ตัวการตรวจสอบเอง

ก่อนร่วมงานกับ CRIG Hamid เคยทำงานในโครงการ Etihad Rail ระยะก่อนหน้า ซึ่งมีปริมาณการตรวจสอบเกินกว่า 40,000 คำขอตรวจสอบและทดสอบ (ITR) ในวันที่งานหนาแน่นที่สุด มีการตรวจสอบระหว่าง 300 ถึง 400 รายการดำเนินไปในโครงการ ครอบคลุมโครงสร้างมากกว่า 100 แห่ง

ตัวเลขเหล่านี้ยังสะท้อนให้เห็นว่าข้อมูลคุณภาพกลายเป็นความท้าทายได้รวดเร็วเพียงใด

การตรวจสอบที่เสร็จสิ้นแต่ละครั้งจะสร้างภาพถ่าย การอนุมัติ แบบก่อสร้าง บันทึกวัสดุ ความคิดเห็น และฉบับแก้ไขต่างๆ เมื่อพิจารณาทีละรายการ เอกสารแต่ละชิ้นเป็นเรื่องปกติประจำวัน แต่เมื่อรวมกัน บันทึกเหล่านี้คือหลักฐานรองรับการอนุมัติ การยื่นขอเบิกจ่าย การประกันระบบ การส่งมอบงาน และการแสดงให้เห็นถึงความพร้อมในการเปิดให้บริการโดยรวม

Hamid เคยเห็นกับตาตนเองว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อข้อมูลเหล่านั้นเริ่มเติบโตเกินกว่ากระบวนการที่ใช้จัดการ

ประสบการณ์ดังกล่าวพิสูจน์แล้วว่ามีคุณค่าอย่างยิ่งเมื่อบทบาทของ CRIG ใน Etihad Rail Passenger Programme ขยายตัวขึ้น

ด้วยการทำงานครอบคลุมหลายสถานี ทีมต้องจัดการ ITR คำขอตรวจสอบวัสดุ (MIR) รายงานความไม่สอดคล้อง (NCR) รายการข้อบกพร่องคงค้าง และบันทึกคุณภาพประกอบที่มีจำนวนเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ กระบวนการเหล่านี้ไม่ใช่เรื่องแปลกใหม่ สิ่งที่เปลี่ยนไปคือปริมาณข้อมูลมหาศาลที่ไหลผ่านกระบวนการเหล่านั้น และความรวดเร็วที่ทีมโครงการ ที่ปรึกษา และลูกค้าคาดหวังว่าจะได้รับคำตอบ

วิศวกรคุณภาพไม่ได้ทำเพียงการตรวจสอบอีกต่อไป พวกเขายังต้องตอบข้อสอบถามของที่ปรึกษา สนับสนุนทีมพาณิชย์ด้วยหลักฐานสำหรับการเบิกจ่าย มีส่วนร่วมในกิจกรรมการประกันระบบ และช่วยให้ฝ่ายบริหารเข้าใจความคืบหน้าแบบเรียลไทม์ของหน้างานหลายจุดที่กำลังดำเนินการอยู่

เมื่องานก่อสร้างเร่งตัวขึ้น ความท้าทายจึงไม่ได้อยู่ที่การตรวจสอบมากเท่ากับการทำให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบเหล่านั้นตามทัน

CRIG ไม่ได้ต้องการเปลี่ยนวิธีการบริหารคุณภาพ แต่ต้องการวิธีที่ดีกว่าในการจัดการข้อมูลที่เกิดจากงานคุณภาพ

เมื่อข้อมูลคุณภาพเริ่มมีความสำคัญทัดเทียมงานวิศวกรรม

เมื่องานก่อสร้างใน Etihad Rail Passenger Programme คืบหน้าไป ความท้าทายที่ CRIG เผชิญไม่ใช่เพียงปริมาณงานที่เกิดขึ้นในไซต์งาน แต่คือปริมาณข้อมูลที่มาพร้อมกับงานทุกขั้นตอน

การเทคอนกรีต การส่งมอบวัสดุ การติดตั้ง และการตรวจสอบแต่ละครั้ง ล้วนสร้างหลักฐานเพิ่มขึ้นอีกชั้นหนึ่ง เมื่อพิจารณาทีละรายการ บันทึกเหล่านั้นไม่ซับซ้อน แต่เมื่อรวมกันแล้ว บันทึกเหล่านี้คือเอกสารที่จำเป็นต่อการแสดงการปฏิบัติตามข้อกำหนด สนับสนุนกระบวนการด้านพาณิชย์ และตอบสนองข้อกำหนดที่เข้มงวดของโครงการรถไฟสมัยใหม่

สำหรับ Hamid และทีมของเขา เอกสารเหล่านั้นไม่อาจถูกมองเป็นเรื่องรองได้เลย

ยกตัวอย่างเช่น ITR เป็นมากกว่าการยืนยันว่ามีการตรวจสอบเกิดขึ้นแล้ว ITR บันทึกว่ามีการตรวจสอบอะไร ใครเป็นผู้ตรวจสอบ ตรวจเมื่อใด ผลเป็นอย่างไร ภาพถ่ายหรือความคิดเห็นประกอบ และการอนุมัติที่ตามมา MIR, NCR และบันทึกคุณภาพอื่นๆ ล้วนประกอบกันเป็นภาพเดียวกัน สร้างหลักฐานที่ทำให้งานก้าวจากขั้นตอนหนึ่งไปสู่อีกขั้นตอนหนึ่งได้อย่างมั่นใจ ข้อมูลชุดเดียวกันนี้ยังมีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ เมื่อทางรถไฟใกล้เข้าสู่การเดินรถ ทีมประกันระบบอาศัยบันทึกที่ครบถ้วนและตรวจสอบย้อนกลับได้เพื่อแสดงว่าสินทรัพย์พร้อมสำหรับการให้บริการผู้โดยสาร ทำให้เอกสารคุณภาพเป็นส่วนสำคัญของการเปลี่ยนผ่านจากการก่อสร้างสู่การเดินรถ

“บางคนคิดว่า ITR เป็นเพียงบันทึกการตรวจสอบ” Hamid อธิบาย “แต่ไม่ใช่เลย ITR รองรับการอนุมัติ กระบวนการเบิกจ่าย และการประกันระบบ ต่อมาเมื่อทางรถไฟกำลังเตรียมพร้อมสำหรับการเดินรถ ข้อมูลเหล่านั้นจะมีความสำคัญอย่างยิ่ง”

เมื่อปริมาณการตรวจสอบเพิ่มขึ้น การเรียกค้นหลักฐานก็มีความสำคัญไม่แพ้การบันทึกหลักฐาน

ที่ปรึกษาต้องตรวจยืนยันงานที่แล้วเสร็จ ทีมพาณิชย์ต้องการบันทึกประกอบก่อนดำเนินการยื่นขอเบิกจ่าย ผู้จัดการโครงการต้องการทราบว่ามีการตรวจสอบอะไรไปแล้วบ้างในวันนั้น ขณะที่ผู้บริหารระดับสูงต้องการภาพความคืบหน้าที่ถูกต้องครอบคลุมหลายพื้นที่ ซึ่งมักต้องการในเวลากระชั้นชิด ในขณะเดียวกัน งานก่อสร้างก็ยังเดินหน้าอย่างรวดเร็ว

ข้อมูลมีอยู่แล้ว ความยากอยู่ที่การนำหลักฐานที่ถูกต้องออกมาได้รวดเร็วพอที่จะทำให้ทุกคนทำงานต่อไปได้ จากโครงการก่อนๆ Hamid ประเมินว่าการรักษาระดับการควบคุมเดียวกันด้วยกระบวนการแบบแมนนวลจะต้องใช้บุคลากรเทียบเท่าสามถึงสี่คนที่ทำหน้าที่ควบคุมเอกสารโดยเฉพาะ เมื่อปริมาณการตรวจสอบเพิ่มขึ้น การตามให้ทันโดยไม่แปลงกระบวนการให้เป็นดิจิทัลจึงยากขึ้นเรื่อยๆ

เมื่อมีการตรวจสอบหลายร้อยรายการดำเนินไปในโครงการทุกวัน การค้นหาการอนุมัติเพียงรายการเดียวท่ามกลางสเปรดชีต อีเมล และโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน อาจใช้เวลานานกว่าตัวการตรวจสอบเสียอีก วิศวกรกลายเป็นผู้ทำงานธุรการ ผู้ควบคุมเอกสารใช้เวลาทั้งวันไปกับการตอบคำขอข้อมูล และการตัดสินใจต้องรอเอกสาร แทนที่เอกสารจะรอการตัดสินใจ

“หากมีคนขอข้อมูล คุณอาจต้องค้นหาในโฟลเดอร์หรือสเปรดชีตหลายแห่งก่อนจะพบสิ่งที่เขาต้องการ” เขากล่าว “ข้อมูลมีอยู่ แต่การเรียกค้นอาจใช้เวลา โดยเฉพาะเมื่อมีการตรวจสอบจำนวนมากเกิดขึ้นพร้อมกัน”

ในโครงการที่ดำเนินงานตลอด 24 ชั่วโมง ความล่าช้าเหล่านั้นกลายเป็นมากกว่าความไม่สะดวกได้อย่างรวดเร็ว ที่ปรึกษารอทบทวนกิจกรรมที่แล้วเสร็จ เพื่อนร่วมงานฝ่ายพาณิชย์กำลังเตรียมเอกสารยื่นขอเบิกจ่าย ลูกค้าต้องการข้อมูลอัปเดตความคืบหน้า และทีมประกันระบบต้องการหลักฐาน คำขอทั้งหมดเหล่านี้ขึ้นอยู่กับข้อมูลพื้นฐานชุดเดียวกัน และมักเกิดขึ้นในเวลาเดียวกันพอดี

CRIG ไม่ได้ต้องการเปลี่ยนขั้นตอนการบริหารคุณภาพ เพราะขั้นตอนเหล่านั้นได้รับการวางรากฐานไว้อย่างดีแล้ว โอกาสอยู่ที่การขจัดอุปสรรคเกี่ยวกับข้อมูลที่เกิดจากขั้นตอนเหล่านั้น RDrive ไม่ได้ถูกนำมาใช้เพื่อแทนที่เวิร์กโฟลว์เดิม แต่เพื่อแปลงเวิร์กโฟลว์เหล่านั้นให้เป็นดิจิทัลและเชื่อมโยงเข้าด้วยกัน

คำขอตรวจสอบและทดสอบ คำขอตรวจสอบวัสดุ รายงานความไม่สอดคล้อง รายการข้อบกพร่องคงค้าง และภาพถ่ายประกอบ ทั้งหมดจัดการได้ภายในเวิร์กโฟลว์เดียว โดยข้อมูลยังคงเชื่อมโยงกันตั้งแต่การตรวจสอบครั้งแรก ผ่านการอนุมัติ จนถึงการปิดงานในที่สุด วิศวกรบันทึกข้อมูลขณะที่งานเกิดขึ้น ขณะที่ที่ปรึกษาและผู้จัดการสามารถทบทวนบันทึกชุดเดียวกันได้โดยไม่ต้องรอให้รวบรวมเอกสารเมื่อสิ้นวัน

สำหรับ Hamid หนึ่งในการเปลี่ยนแปลงที่เห็นได้ชัดที่สุดคือความรวดเร็วที่การตรวจสอบผ่านกระบวนการอนุมัติ

การเปลี่ยนแปลงที่ดูเรียบง่ายนี้ช่วยลดเวลาที่งานต้องรอการอนุมัติ

แทนที่ข้อมูลจะสะสมไว้ก่อนแล้วจึงแชร์เป็นชุด การตรวจสอบ การอนุมัติ และบันทึกประกอบไหลผ่านโครงการได้อย่างต่อเนื่อง วิศวกรยังคงมุ่งเน้นที่การดำเนินงาน ที่ปรึกษามองเห็นงานที่แล้วเสร็จได้เร็วขึ้น และผู้จัดการไม่ต้องพึ่งพาข้อมูลอัปเดตที่จัดทำด้วยมือเพื่อทำความเข้าใจความคืบหน้าอีกต่อไป

ประโยชน์ที่ได้รับขยายไปไกลกว่าทีมคุณภาพ

เนื่องจากบันทึกการตรวจสอบที่ได้รับอนุมัติยังใช้รองรับการยื่นขอเบิกจ่ายด้วย เพื่อนร่วมงานฝ่ายพาณิชย์จึงไม่ต้องรอให้มีการค้นหา คัดลอก หรือแปลงเอกสารเป็น PDF อีกต่อไป เมื่อการตรวจสอบได้รับอนุมัติแล้ว หลักฐานประกอบก็พร้อมใช้งานทันที

“ทุกอย่างเชื่อมโยงกัน” Hamid กล่าว “เมื่อการตรวจสอบได้รับอนุมัติ ทีมพาณิชย์เข้าถึงสิ่งที่ต้องการได้ ที่ปรึกษาทบทวนได้ และฝ่ายบริหารเห็นภาพรวมได้โดยไม่ต้องขอให้คนต่างๆ จัดทำรายงาน”

เมื่อโครงการเดินหน้าเร็วขึ้น CRIG ไม่ได้เพียงดำเนินการตรวจสอบได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น แต่ยังทำให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบเหล่านั้นเคลื่อนผ่านโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพเท่ากับงานก่อสร้างด้วย

เมื่อทุกชั่วโมงมีความหมาย

เมื่องานก่อสร้างเร่งตัวขึ้นในหลายสถานี ข้อมูลต้องเคลื่อนผ่านโครงการได้รวดเร็วเกือบเท่ากับตัวงานเอง

วิศวกรทำการตรวจสอบตลอดทั้งวัน ที่ปรึกษาทบทวนกิจกรรมที่แล้วเสร็จ ทีมพาณิชย์เตรียมเอกสารยื่นขอเบิกจ่าย ขณะที่ผู้จัดการโครงการและตัวแทนลูกค้าต้องการทราบความคืบหน้าล่าสุดในทุกพื้นที่

การรอจนสิ้นวันเพื่อรวบรวมข้อมูลอัปเดตจึงไม่ใช่ทางเลือกที่ใช้ได้จริงอีกต่อไป

สำหรับ Hamid หนึ่งในการเปลี่ยนแปลงที่ใหญ่ที่สุดคือการมองเห็นสถานะของโครงการขณะที่สถานการณ์กำลังเปลี่ยนแปลง แทนที่จะรู้หลังจากเหตุการณ์ผ่านไปแล้ว

แทนที่จะต้องพึ่งพาข้อมูลอัปเดตแยกจากแต่ละทีม เขาสามารถกรองข้อมูลแบบเรียลไทม์ตามสถานี สาขางาน หรือผู้รับเหมาช่วง และเข้าใจได้ทันทีว่าอะไรเสร็จแล้ว อะไรรอการอนุมัติ และจุดใดต้องให้ความสนใจ

“หากผมอยากรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นที่ Fujairah, Dubai หรือ Mohamed bin Zayed City ผมก็แค่กรองแดชบอร์ด” Hamid อธิบาย “ภายในไม่กี่นาที ผมก็เห็นได้ว่ามีการสร้างคำขอตรวจสอบอะไรบ้าง อะไรได้รับอนุมัติแล้ว และอะไรยังต้องดำเนินการ ผมไม่ต้องรอถึงพรุ่งนี้ให้ใครสักคนจัดทำรายงาน”

การมองเห็นนี้มีคุณค่าไม่ใช่เพราะได้แดชบอร์ดที่สวยงาม

แต่มีคุณค่าเพราะช่วยให้ตัดสินใจได้ในขณะที่โครงการยังคงเดินหน้าต่อไป

ข้อมูลชุดเดียวกันใช้งานได้พร้อมกันทั้งโดยที่ปรึกษาที่ทบทวนการตรวจสอบ ทีมพาณิชย์ที่เตรียมเอกสารการเบิกจ่าย และผู้จัดการโครงการที่ติดตามความคืบหน้า แทนที่แต่ละฝ่ายจะยึดข้อมูลคนละชุด ทุกคนทำงานจากบันทึกแบบเรียลไทม์ชุดเดียวกัน

กระบวนการอนุมัติก็ตอบสนองได้รวดเร็วขึ้นเช่นกัน

ทันทีที่วิศวกรทำการตรวจสอบเสร็จ ที่ปรึกษาที่เกี่ยวข้องจะได้รับการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติ การทบทวนไม่ต้องขึ้นอยู่กับการกลับไปที่สำนักงานหรือการรอให้ส่งเอกสารมาอีกต่อไป ไม่ว่าจะอยู่ที่ไซต์งานหรือที่อื่น ที่ปรึกษาสามารถทบทวนการตรวจสอบได้จากโทรศัพท์ แท็บเล็ต หรือคอมพิวเตอร์ ช่วยให้งานที่แล้วเสร็จผ่านกระบวนการอนุมัติได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

สำหรับโครงการที่ต้องดำเนินการตรวจสอบหลายร้อยรายการทุกวัน แม้การปรับปรุงเล็กๆ ในแต่ละรอบการอนุมัติก็ส่งผลสะสมได้มาก

“ระบบส่งการแจ้งเตือนทันที” Hamid อธิบาย “ที่ปรึกษาสามารถทบทวนการตรวจสอบได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ใด เพราะทุกอย่างที่ต้องใช้มีพร้อมอยู่แล้ว”

การตอบสนองที่รวดเร็วนี้เปลี่ยนวิธีที่ CRIG ทำงานร่วมกับลูกค้า

แทนที่จะรับปากว่าจะไปตรวจสอบคำถามแล้วตอบกลับภายหลัง Hamid มักเรียกค้นข้อมูลที่ต้องการได้ระหว่างการประชุมหรือไม่นานหลังจากนั้น

ในโครงการขนาดนี้ ความล่าช้าไม่ได้เกิดจากกิจกรรมการก่อสร้างเสมอไป หลายครั้งเกิดขึ้นเพราะการตัดสินใจต้องรอข้อมูลที่เชื่อถือได้ เมื่อบันทึกการตรวจสอบ การอนุมัติ และหลักฐานประกอบเข้าถึงได้ทันที การตัดสินใจก็เกิดขึ้นได้เร็วขึ้น ทำให้โครงการเดินหน้าต่อไปได้

เมื่อโครงการเข้าใกล้การส่งมอบงาน ข้อมูลเหล่านั้นก็ยิ่งมีคุณค่ามากขึ้น

การตรวจสอบ การอนุมัติ ภาพถ่าย และเอกสารประกอบทุกรายการยังคงเชื่อมโยงอยู่ในร่องรอยการตรวจสอบ (audit trail) เดียวกัน แสดงประวัติที่ชัดเจนว่าใครเป็นผู้ส่งบันทึก ใครเป็นผู้อนุมัติ และแต่ละขั้นตอนเสร็จสิ้นเมื่อใด ความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับนี้มีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ ทั้งต่อกิจกรรมการประกันคุณภาพและการประกันระบบ

สำหรับ Hamid ความมั่นใจในความถูกต้องสมบูรณ์ของข้อมูลช่วยขจัดแรงกดดันในการทำงานประจำวันได้อย่างมาก

“ข้อมูลปลอดภัยและพร้อมใช้งานทุกเมื่อที่เราต้องการ” เขากล่าว “ไม่ว่าจะมีคนขอวันนี้หรืออีกหลายเดือนข้างหน้า เรารู้ว่าข้อมูลอยู่ที่นั่น”

อีกปัจจัยหนึ่งที่ทำให้ CRIG ใช้แพลตฟอร์มนี้อย่างต่อเนื่องคือการสนับสนุนที่ได้รับตลอดโครงการ

การนำระบบมาใช้ไม่ได้ถูกมองเป็นงานที่ทำครั้งเดียวจบ เวิร์กโฟลว์ แดชบอร์ด และการรายงานยังคงพัฒนาไปพร้อมกับโครงการ เมื่อความต้องการเปลี่ยนไป ก็ปรับปรุงได้โดยไม่รบกวนวิธีการทำงานที่ทีมคุ้นเคย

เมื่อเวลาผ่านไป ตัวเทคโนโลยีเองก็ไม่ได้เป็นสิ่งที่ผู้คนสังเกตเห็นอีกต่อไป แต่กลายเป็นส่วนหนึ่งของวิธีที่ CRIG บริหารคุณภาพทั่วทั้งโครงการ

เมื่อความมั่นใจในแนวทางนี้เพิ่มขึ้น CRIG ได้ขยายเวิร์กโฟลว์เดียวกันออกไปนอกเหนือจากสถานีหลัก โดยนำไปใช้ในสถานีขนาดเล็กทั้งหกแห่งของโครงการ แทนที่จะพัฒนากระบวนการที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละพื้นที่ ทีมสามารถรักษาแนวทางด้านคุณภาพที่สม่ำเสมอ พร้อมคงการมองเห็นภาพรวมของโครงการในวงกว้างไว้ได้

วิศวกรมุ่งเน้นที่การตรวจสอบ ที่ปรึกษามุ่งเน้นที่การอนุมัติ ทีมพาณิชย์มุ่งเน้นที่การเบิกจ่าย และฝ่ายบริหารมุ่งเน้นที่การดำเนินโครงการให้แล้วเสร็จ แต่ละกลุ่มทำหน้าที่ต่างกัน แต่ทุกกลุ่มใช้ข้อมูลพื้นฐานชุดเดียวกัน

“มันกลายเป็นส่วนหนึ่งของวิธีการทำงานของเรา” Hamid กล่าว “ทุกคนรู้ว่าข้อมูลอยู่ที่ไหน และนั่นทำให้การบริหารโครงการง่ายขึ้นมาก”

เพราะผู้โดยสารจะเห็นเพียงสถานีที่สร้างเสร็จแล้วเท่านั้น

เมื่อ Etihad Rail Passenger Programme ใกล้แล้วเสร็จ จุดมุ่งเน้นก็เริ่มเปลี่ยนไปตามธรรมชาติ

งานก่อสร้างเริ่มเปิดทางให้กับการส่งมอบงาน ประเด็นคงค้างต้องได้รับการแก้ไข ที่ปรึกษาต้องการหลักฐานเพื่อรองรับการอนุมัติขั้นสุดท้าย และทีมประกันระบบต้องการบันทึกที่ครบถ้วนและตรวจสอบย้อนกลับได้ ก่อนที่สถานีจะเข้าสู่การเดินรถ

สำหรับทีมคุณภาพ นี่มักเป็นช่วงเวลาที่ยุ่งที่สุดของโครงการโครงสร้างพื้นฐานขนาดใหญ่

งานก่อสร้างยังคงดำเนินไปควบคู่กับกิจกรรมการเดินระบบ คำขอตรวจสอบใหม่ยังคงถูกสร้างขึ้นขณะที่งานที่มีอยู่กำลังได้รับการลงนามรับรอง ผู้รับเหมากำลังปิดประเด็นคงค้างในหลายพื้นที่ ขณะที่ลูกค้าต้องการความมั่นใจว่าทุกรายการได้รับการจัดการแล้วก่อนการส่งมอบงาน

ปริมาณข้อมูลไม่ได้ลดลงเมื่อโครงการใกล้แล้วเสร็จ ในทางกลับกัน มีแต่จะเพิ่มขึ้น

สำหรับ CRIG แนวทางที่พัฒนาขึ้นตลอดโครงการพิสูจน์แล้วว่ามีคุณค่าในช่วงปิดงานไม่แพ้ช่วงก่อสร้าง ตัวอย่างหนึ่งแสดงให้เห็นประเด็นนี้ได้ชัดเจน

เมื่อโครงการเข้าสู่ระยะสุดท้ายของรายการข้อบกพร่องคงค้าง มีรายการราว 1,000 รายการที่ต้องบันทึก มอบหมาย ติดตาม และตรวจยืนยันก่อนงานจะแล้วเสร็จ ทุกประเด็นต้องเชื่อมโยงกับตำแหน่งที่ระบุ มีภาพถ่ายประกอบ มอบหมายให้ผู้รับเหมาที่เหมาะสม และลงนามรับรองเมื่องานแล้วเสร็จ

ในหลายโครงการ การประสานงานกระบวนการนี้กลายเป็นโครงการในตัวมันเอง

สำหรับทีมของ Hamid มันกลายเป็นอีกเวิร์กโฟลว์หนึ่งที่ใช้ข้อมูลชุดเดียวกันกับที่ใช้อยู่ตลอดโครงการ

สำหรับ Hamid สิ่งนี้แสดงให้เห็นว่าทำอะไรได้บ้างเมื่อทุกทีมทำงานจากข้อมูลชุดเดียวกัน

การปิดรายการข้อบกพร่องคงค้างได้อย่างรวดเร็วไม่ใช่แค่การแก้ไขข้อบกพร่อง แต่ขึ้นอยู่กับการระบุประเด็นตั้งแต่เนิ่นๆ การมอบหมายความรับผิดชอบ การยืนยันว่างานแก้ไขเสร็จสิ้นแล้ว และการให้หลักฐานที่ที่ปรึกษาต้องใช้เพื่อตรวจยืนยันการปิดงานทุกรายการ เมื่อข้อมูลเหล่านั้นพร้อมใช้งานทันที ความคืบหน้าก็ประสานงานได้ง่ายขึ้นและแสดงให้เห็นได้ง่ายขึ้นมาก

การมองเห็นแบบเดียวกันนี้ยังเปลี่ยนวิธีที่ CRIG รายงานต่อลูกค้าด้วย

แทนที่จะรวบรวมข้อมูลอัปเดตจากหลายสถานีด้วยมือ ทีมสามารถเห็นการตรวจสอบที่เสร็จสิ้น การอนุมัติที่ค้างอยู่ และรายการข้อบกพร่องคงค้างที่เหลือ ได้ขณะที่สถานการณ์เปลี่ยนแปลง คำถามที่เคยต้องให้วิศวกรค้นหาในโฟลเดอร์และสเปรดชีต มักตอบได้ตั้งแต่ระหว่างการหารือ

“หากมีคนขอข้อมูล ผมรู้ว่าจะหาได้จากที่ไหน” Hamid กล่าว “ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบ การอนุมัติ หรือรายงาน ทุกอย่างพร้อมใช้งานทันที”

เมื่อมองย้อนกลับไป Hamid เชื่อว่าการเปลี่ยนแปลงที่ใหญ่ที่สุดไม่ใช่การเลิกใช้กระดาษ หรือแม้แต่การเร่งการอนุมัติ แต่เป็นการขจัดความไม่แน่นอนออกจากกระบวนการ แทนที่จะต้องสงสัยว่าข้อมูลถูกจัดเก็บไว้ที่ใด ใครถือฉบับล่าสุด หรือจะต้องใช้เวลานานเท่าใดในการเรียกค้นหลักฐานประกอบ ทีมรู้ว่าข้อมูลพร้อมใช้งานทุกเมื่อที่ต้องการ

ในที่สุด พื้นที่ก่อสร้างก็หายไป

สำนักงานชั่วคราวถูกรื้อถอน ผู้รับเหมาย้ายไปทำโครงการถัดไป และทีมที่ใช้เวลาหลายเดือนสร้างสถานีก็ค่อยๆ ออกจากไซต์งานไปอย่างเงียบๆ

ผู้โดยสารมาถึง พวกเขาเห็นสถานีที่สร้างเสร็จพร้อมให้บริการ พวกเขาไม่เห็นการตรวจสอบใต้ชานชาลา การอนุมัติเบื้องหลังองค์ประกอบโครงสร้างทุกชิ้น หรือบันทึกคุณภาพนับพันรายการที่รองรับการเดินทางของทางรถไฟจากการก่อสร้างสู่การเดินรถ

และพวกเขาก็ไม่จำเป็นต้องเห็น

สำหรับ CRIG งานเหล่านั้นได้ทำหน้าที่ของมันเรียบร้อยแล้ว ด้วยการทำให้การตรวจสอบ การอนุมัติ และบันทึกประกอบทุกรายการพร้อมใช้งานในยามที่สำคัญที่สุด ทีมจึงใช้เวลาค้นหาข้อมูลน้อยลงและมีเวลาสร้างทางรถไฟมากขึ้น

เมื่อรถไฟโดยสารขบวนแรกมาถึง บันทึกคุณภาพก็ได้ทำหน้าที่ของมันเรียบร้อยแล้ว