Kwaliteit in beweging houden op een van de grootste spoorprogramma’s van de VAE

Voordat de eerste trein arriveert

Wie op het perron van een net voltooid spoorwegstation staat, kan gemakkelijk bewonderen wat er is gebouwd. Het oog valt op de afgewerkte architectuur, de perronrand, de reizigersinformatieschermen en uiteindelijk de treinen die mensen naar hun bestemming brengen. Alles lijkt af, alsof het station simpelweg het einde van de bouw heeft bereikt en daarna stilletjes zijn deuren opent.

Het echte verhaal blijft grotendeels onzichtbaar.

Lang voordat de eerste reiziger instapt, heeft elk onderdeel van dat station maandenlang inspecties, technische beoordelingen en formele goedkeuringen doorlopen. Constructief beton is gecontroleerd voordat het werd gestort. Werktuigbouwkundige en elektrotechnische installaties zijn getest. De brandbeveiliging is in bedrijf gesteld. Gebreken zijn vastgesteld, hersteld en geverifieerd. Elke fase laat bewijs achter waaruit blijkt dat het werk niet alleen is uitgevoerd, maar ook correct is uitgevoerd.

Bij een modern spoorprogramma wordt dat bewijs net zo belangrijk als het fysieke asset zelf.

Als een van de grootste spoorwegbouworganisaties ter wereld was CRIG verantwoordelijk voor de realisatie van belangrijke stations en ondersteunende infrastructuur binnen de scope van zijn project en pakket in het Etihad Rail Passenger Programme. Het bouwen van de spoorlijn was slechts een deel van de opdracht. Elke afgeronde activiteit moest ook worden onderbouwd met informatie die op elk gewenst moment bestand was tegen de kritische blik van adviseurs, opdrachtgevers en systeemborgingsteams.

Voor Hamid Nawaz, QA/QC-manager bij CRIG, is het beheren van die informatie een van de bepalende uitdagingen geworden bij de realisatie van grote spoorinfrastructuur. Het is een inzicht dat door ervaring is gevormd. Gedurende zijn loopbaan heeft Hamid met eigen ogen gezien hoe de records die tijdens een inspectie ontstaan net zo belangrijk worden als de inspectie zelf.

Voordat hij bij CRIG kwam, werkte Hamid aan eerdere fasen van het Etihad Rail-programma, waar het aantal inspecties opliep tot meer dan 40.000 inspectie- en testverzoeken (ITR’s). Op de drukste dagen liepen er tussen de 300 en 400 inspecties door het programma, verspreid over meer dan 100 afzonderlijke constructies.

Die aantallen laten ook zien hoe snel kwaliteitsinformatie een uitdaging kan worden.

Elke afgeronde inspectie levert foto’s, goedkeuringen, tekeningen, materiaalgegevens, opmerkingen en revisies op. Afzonderlijk is elk document routine. Samen vormen die records het onderbouwende bewijs voor goedkeuringen, betalingsaanvragen, systeemborging, oplevering en het aantonen van de operationele gereedheid als geheel.

Hamid had met eigen ogen gezien wat er gebeurt wanneer die informatie de processen waarmee ze wordt beheerd begint te ontgroeien.

Die ervaring bleek van onschatbare waarde toen de rol van CRIG binnen het Etihad Rail Passenger Programme groter werd.

Verspreid over meerdere stations beheerde het team een groeiend aantal ITR’s, materiaalinspectieverzoeken (MIR’s), non-conformiteitsrapporten (NCR’s), restpunten en onderbouwende kwaliteitsdossiers. Geen van die processen was ongebruikelijk. Wat wel veranderde, was de enorme hoeveelheid informatie die erdoorheen stroomde en de snelheid waarmee projectteams, adviseurs en opdrachtgevers antwoorden verwachtten.

Kwaliteitsengineers voerden niet langer alleen inspecties uit. Ze beantwoordden vragen van adviseurs, ondersteunden commerciële teams met bewijs voor betalingen, droegen bij aan activiteiten voor systeemborging en hielpen het management een actueel beeld te houden van de voortgang op meerdere actieve werkfronten.

Naarmate de bouw versnelde, ging de uitdaging minder over het uitvoeren van inspecties en meer over de vraag of de informatie eromheen het tempo kon bijhouden.

CRIG wilde de manier waarop het kwaliteit beheerde niet veranderen, maar zocht een betere manier om de informatie te beheren die dat kwaliteitswerk opleverde.

Wanneer kwaliteitsinformatie de engineering naar de kroon steekt

Naarmate de bouw binnen het Etihad Rail Passenger Programme vorderde, was de uitdaging voor CRIG niet alleen de hoeveelheid werk op de bouwplaats. Het ging om de hoeveelheid informatie die bij elke fase van dat werk hoorde.

Elke betonstort, materiaallevering, installatie en inspectie voegde een nieuwe laag bewijs toe. Afzonderlijk waren die records eenvoudig. Samen vormden ze de documentatie die nodig was om naleving aan te tonen, commerciële processen te ondersteunen en te voldoen aan de strenge eisen van een modern spoorprogramma.

Voor Hamid en zijn team mocht die documentatie nooit een bijzaak worden.

Een ITR is bijvoorbeeld veel meer dan een bevestiging dat er een inspectie heeft plaatsgevonden. Het legt vast wat er is geïnspecteerd, wie de inspectie heeft uitgevoerd, wanneer die plaatsvond, wat de uitkomst was, eventuele onderbouwende foto’s of opmerkingen en de goedkeuringen die daarop volgen. MIR’s, NCR’s en andere kwaliteitsdossiers dragen allemaal bij aan hetzelfde beeld en vormen samen het bewijs waarmee werk met vertrouwen van de ene fase naar de volgende kan gaan. Diezelfde informatie wordt ook steeds belangrijker naarmate een spoorlijn richting exploitatie gaat. Systeemborgingsteams zijn afhankelijk van volledige, traceerbare records om aan te tonen dat assets klaar zijn voor reizigersdienst, waardoor kwaliteitsdocumentatie een essentieel onderdeel is van de overgang van bouw naar exploitatie.

“Mensen denken soms dat een ITR gewoon een inspectierecord is,” legt Hamid uit. “Dat is het niet. Het ondersteunt goedkeuringen, betalingsprocessen en systeemborging. Later, wanneer de spoorlijn wordt voorbereid op exploitatie, wordt die informatie uiterst belangrijk.”

Naarmate het aantal inspecties toenam, werd het terugvinden van dat bewijs net zo belangrijk als het vastleggen ervan.

Adviseurs moesten afgerond werk verifiëren. Commerciële teams hadden onderbouwende records nodig voordat ze betalingsaanvragen konden doorzetten. Projectmanagers wilden weten wat er die dag was geïnspecteerd, terwijl het senior management een nauwkeurig beeld nodig had van de voortgang op meerdere locaties, vaak op zeer korte termijn. De bouw zelf ging intussen in hoog tempo door.

De informatie bestond al. De moeilijkheid lag in het snel genoeg aanleveren van het juiste bewijs om iedereen in beweging te houden. Hamid schat dat er op eerdere projecten met handmatige processen het equivalent van drie of vier mensen nodig zou zijn geweest die zich uitsluitend met documentbeheer bezighielden om hetzelfde niveau van controle te behouden. Naarmate het aantal inspecties toenam, werd het steeds moeilijker om het tempo bij te houden zonder het proces te digitaliseren.

Wanneer er elke dag honderden inspecties door een programma lopen, kan het vinden van één enkele goedkeuring tussen spreadsheets, e-mails en gedeelde mappen langer duren dan de inspectie zelf. Engineers worden administrateurs, documentbeheerders zijn de hele dag bezig met het beantwoorden van informatieverzoeken, en beslissingen wachten op papierwerk in plaats van andersom.

“Als iemand om informatie vroeg, moest je soms door verschillende mappen of spreadsheets zoeken voordat je precies vond wat ze wilden,” zegt hij. “De informatie was er wel, maar het opvragen ervan kon tijd kosten, vooral wanneer er veel inspecties tegelijk plaatsvonden.”

Bij projecten waar de klok rond wordt gewerkt, worden die vertragingen al snel meer dan een ongemak. Adviseurs wachten om afgeronde activiteiten te beoordelen, commerciële collega’s bereiden betalingsindieningen voor, opdrachtgevers willen voortgangsupdates en systeemborgingsteams hebben bewijs nodig. Al die verzoeken zijn afhankelijk van dezelfde onderliggende informatie, vaak precies op hetzelfde moment.

CRIG wilde zijn kwaliteitsprocedures niet veranderen. Die waren al goed ingebed. De kans lag in het wegnemen van de frictie rond de informatie die deze procedures opleverden. In plaats van bestaande workflows te vervangen, werd RDrive ingezet om ze te digitaliseren en te verbinden.

Inspectie- en testverzoeken, materiaalinspectieverzoeken, non-conformiteitsrapporten, restpunten en onderbouwende foto’s konden allemaal binnen één workflow worden beheerd, waarbij de informatie gekoppeld bleef van de eerste inspectie via de goedkeuring tot de uiteindelijke afsluiting. Engineers legden informatie vast terwijl het werk plaatsvond, terwijl adviseurs en managers dezelfde records konden beoordelen zonder te wachten tot het papierwerk aan het eind van de dag was samengesteld.

Voor Hamid was een van de meest opvallende veranderingen de snelheid waarmee inspecties door het goedkeuringsproces konden gaan.

Die ogenschijnlijk eenvoudige verandering verkortte de tijd dat werk op goedkeuring wachtte.

In plaats van dat informatie zich opstapelde voordat ze in batches werd gedeeld, stroomden inspecties, goedkeuringen en onderbouwende records continu door het programma. Engineers bleven gefocust op de uitvoering, adviseurs kregen eerder zicht op afgerond werk en managers waren niet langer afhankelijk van handmatig opgestelde updates om de voortgang te begrijpen.

De voordelen reikten veel verder dan het kwaliteitsteam.

Omdat goedgekeurde inspectierecords ook betalingsaanvragen onderbouwden, hoefden commerciële collega’s niet langer te wachten terwijl documenten werden gezocht, gekopieerd of omgezet naar pdf’s. Zodra een inspectie was goedgekeurd, was het onderbouwende bewijs al beschikbaar.

“Alles is met elkaar verbonden,” zegt Hamid. “Wanneer een inspectie is goedgekeurd, hebben commerciële teams toegang tot wat ze nodig hebben, kunnen adviseurs het beoordelen en ziet het management het totaalbeeld zonder verschillende mensen te vragen rapporten op te stellen.”

Naarmate het programma in tempo toenam, verwerkte CRIG niet simpelweg inspecties efficiënter. Het zorgde ervoor dat de informatie rond die inspecties net zo efficiënt door het project kon bewegen als de bouw zelf.

Wanneer elk uur telt

Naarmate de bouw op meerdere stations versnelde, moest informatie bijna net zo snel door het programma reizen als het werk zelf.

Engineers voerden de hele dag door inspecties uit. Adviseurs beoordeelden afgeronde activiteiten. Commerciële teams bereidden betalingsindieningen voor, terwijl projectmanagers en vertegenwoordigers van de opdrachtgever een actueel beeld wilden van de voortgang op elke locatie.

Wachten tot het eind van de dag om updates te verzamelen was niet langer haalbaar.

Voor Hamid was een van de grootste veranderingen dat hij de status van het programma kon zien terwijl die zich ontwikkelde, in plaats van achteraf.

In plaats van te vertrouwen op afzonderlijke updates van elk team kon hij live informatie filteren op station, discipline of onderaannemer en direct zien wat was afgerond, wat op goedkeuring wachtte en waar aandacht nodig was.

“Als ik wil weten wat er speelt in Fujairah, Dubai of Mohamed bin Zayed City, filter ik gewoon het dashboard,” legt Hamid uit. “Binnen enkele minuten zie ik welke inspecties zijn aangemaakt, wat is goedgekeurd en wat nog actie vereist. Ik hoef niet tot morgen te wachten tot iemand een rapport opstelt.”

Dat inzicht was niet waardevol omdat het aantrekkelijke dashboards opleverde.

Het was waardevol omdat er beslissingen konden worden genomen terwijl het programma doorliep.

Dezelfde informatie kon tegelijkertijd worden gebruikt door adviseurs die inspecties beoordeelden, commerciële teams die betalingsdocumentatie voorbereidden en projectmanagers die de voortgang bewaakten. In plaats van dat verschillende afdelingen elk hun eigen versie van de waarheid bijhielden, werkte iedereen vanuit hetzelfde live dossier.

Ook het goedkeuringsproces werd wendbaarder.

Zodra een engineer een inspectie had afgerond, ontving de betreffende adviseur automatisch een melding. Beoordelingen waren niet langer afhankelijk van een terugkeer naar kantoor of van het wachten op aangeleverd papierwerk. Of ze nu op de bouwplaats waren of elders, adviseurs konden inspecties beoordelen vanaf een telefoon, tablet of computer, zodat afgerond werk sneller door het goedkeuringsproces kwam.

Bij programma’s die elke dag honderden inspecties verwerken, hebben zelfs kleine verbeteringen in elke goedkeuringscyclus een cumulatief effect.

“De melding wordt direct verstuurd,” legt Hamid uit. “De adviseur kan de inspectie beoordelen waar hij of zij zich ook bevindt, omdat alles wat nodig is er al staat.”

Die snelheid van reageren veranderde de manier waarop CRIG met de opdrachtgever samenwerkte.

In plaats van te beloven een vraag uit te zoeken en later te reageren, kon Hamid de benodigde informatie vaak al tijdens de vergadering zelf of kort daarna opvragen.

Bij projecten van deze omvang worden vertragingen niet altijd veroorzaakt door bouwactiviteiten. Ze ontstaan vaak doordat beslissingen wachten op betrouwbare informatie. Wanneer inspectierecords, goedkeuringen en onderbouwend bewijs direct toegankelijk zijn, kunnen die beslissingen eerder worden genomen en blijft het programma in beweging.

Naarmate het programma richting oplevering ging, werd die informatie nog waardevoller.

Elke inspectie, goedkeuring en foto en elk onderbouwend document bleef gekoppeld binnen dezelfde audittrail, met een duidelijke geschiedenis van wie het record had ingediend, wie het had goedgekeurd en wanneer elke fase was afgerond. Die traceerbaarheid werd steeds belangrijker voor activiteiten op het gebied van zowel kwaliteitsborging als systeemborging.

Voor Hamid nam het vertrouwen in de integriteit van die informatie een belangrijke bron van dagelijkse druk weg.

“De gegevens zijn veilig en beschikbaar wanneer we ze nodig hebben,” zegt hij. “Of iemand er vandaag om vraagt of maanden later, we weten dat ze er zijn.”

Een andere factor achter het voortgezette gebruik van het platform door CRIG is de ondersteuning die gedurende het hele project is geboden.

In plaats van de implementatie als een eenmalige exercitie te behandelen, bleven workflows, dashboards en rapportages zich samen met het programma ontwikkelen. Wanneer eisen veranderden, konden verfijningen worden doorgevoerd zonder de vaste werkwijze van het team te verstoren.

Na verloop van tijd viel de technologie zelf steeds minder op. In plaats daarvan werd ze simpelweg onderdeel van de manier waarop CRIG kwaliteit binnen het programma beheerde.

Naarmate het vertrouwen in de aanpak groeide, breidde CRIG dezelfde workflows uit voorbij de grote stations en voerde ze in op alle zes microstations van het programma. In plaats van verschillende processen voor verschillende locaties te ontwikkelen, kon het team een consistente kwaliteitsaanpak aanhouden en tegelijk het overzicht over het bredere project behouden.

Engineers richtten zich op inspecties, adviseurs op goedkeuringen, commerciële teams op betalingen en het management op de uitvoering. Elke groep deed ander werk, maar allemaal putten ze uit dezelfde onderliggende informatie.

“Het is onderdeel geworden van hoe we werken,” zegt Hamid. “Iedereen weet waar de informatie staat, en dat maakt het beheren van het project veel eenvoudiger.”

Want reizigers zien alleen het voltooide station

Naarmate het Etihad Rail Passenger Programme de voltooiing naderde, begon de focus vanzelf te verschuiven.

De bouw maakte plaats voor de oplevering. Openstaande punten moesten worden opgelost, adviseurs hadden bewijs nodig voor de definitieve goedkeuringen en systeemborgingsteams vroegen om volledige, traceerbare records voordat stations richting exploitatie konden gaan.

Voor kwaliteitsteams is dit vaak de drukste periode van een groot infrastructuurproject.

Bouwwerkzaamheden lopen door naast de inbedrijfstellingsactiviteiten. Er worden nog steeds nieuwe inspecties aangemaakt terwijl bestaand werk wordt afgetekend. Aannemers sluiten openstaande punten op meerdere locaties af, terwijl opdrachtgevers de zekerheid willen dat elk punt vóór de oplevering is afgehandeld.

De hoeveelheid informatie neemt niet af naarmate een project de voltooiing nadert. Eerder neemt ze toe.

Voor CRIG bleek de aanpak die gedurende het programma was ontwikkeld tijdens de afsluiting net zo waardevol als tijdens de bouw. Eén voorbeeld maakt dat duidelijk.

Toen het project de laatste restpuntenfase inging, moesten zo’n 1.000 afzonderlijke punten vóór de voltooiing worden vastgelegd, toegewezen, gevolgd en geverifieerd. Elk punt moest worden gekoppeld aan een specifieke locatie, onderbouwd met foto’s, toegewezen aan de juiste aannemer en afgetekend zodra het werk was uitgevoerd.

Bij veel projecten wordt het coördineren van dat proces een project op zich.

Voor het team van Hamid werd het gewoon een volgende workflow, ondersteund door dezelfde informatie die al in het hele programma werd gebruikt.

Voor Hamid liet dit zien wat er mogelijk is wanneer elk team vanuit dezelfde informatie werkt.

Een restpuntenlijst snel afsluiten gaat niet alleen over het herstellen van gebreken. Het vraagt om het vroeg signaleren van problemen, het beleggen van verantwoordelijkheid, het bevestigen dat herstelwerk is uitgevoerd en het leveren van het bewijs dat adviseurs nodig hebben om elke afsluiting te verifiëren. Wanneer die informatie direct beschikbaar is, wordt de voortgang eenvoudiger te coördineren en veel eenvoudiger aan te tonen.

Hetzelfde inzicht veranderde ook de manier waarop CRIG aan de opdrachtgever rapporteerde.

In plaats van handmatig updates van meerdere stations samen te stellen, kon het team afgeronde inspecties, openstaande goedkeuringen en de resterende restpunten zien terwijl die zich ontwikkelden. Vragen waarvoor engineers vroeger mappen en spreadsheets moesten doorzoeken, konden vaak al worden beantwoord terwijl het gesprek nog gaande was.

“Als iemand om informatie vraagt, weet ik waar ik die kan vinden,” zegt Hamid. “Of het nu gaat om een inspectie, een goedkeuring of een rapport, het is direct beschikbaar.”

Terugkijkend vindt Hamid dat de grootste verandering niet het vervangen van papier was, of zelfs het versnellen van goedkeuringen. Het was het wegnemen van onzekerheid uit het proces. In plaats van zich af te vragen waar informatie was opgeslagen, wie de laatste versie had of hoe lang het zou duren om onderbouwend bewijs op te vragen, wist het team dat het beschikbaar was wanneer het nodig was.

Uiteindelijk verdwijnt de bouwplaatsinrichting.

De tijdelijke kantoren worden ontmanteld, aannemers vertrekken naar hun volgende projecten en de teams die maandenlang aan de stations hebben gewerkt, laten de bouwplaats stilletjes achter zich.

De reizigers komen. Ze zien een voltooid station, klaar voor gebruik. Ze zien niet de inspecties onder de perrons, de goedkeuringen achter elk constructief element of de duizenden kwaliteitsdossiers die de weg van de spoorlijn van bouw naar exploitatie hebben ondersteund.

Dat hoeft ook niet.

Voor CRIG heeft dat werk zijn taak al vervuld. Door ervoor te zorgen dat elke inspectie, goedkeuring en elk onderbouwend record beschikbaar was wanneer het er het meest toe deed, kon het team minder tijd besteden aan het zoeken naar informatie en meer tijd aan het realiseren van de spoorlijn.

Wanneer de eerste passagierstrein arriveert, hebben de kwaliteitsdossiers hun werk al gedaan.